Aperçu de Notetaker
Note
Notetaker is being gradually rolled out to eligible users. Rejoignez la liste d'attente.
Notetaker fournit des résumés générés par l'IA, des transcriptions et des éléments d'action pour vos réunions enregistrées. Partageables par e-mail, lien ou fichier TXT téléchargeable, les récapitulatifs Notetaker vous aident à rester organisé et à relancer rapidement.
Par exemple, vous pouvez :
- Partager des vidéos récapitulatives, des extraits ou des notes de réunion — option de protection par mot de passe
- Utilisez Search Q&A pour obtenir des réponses rapides à partir de la transcription de votre réunion
- Activer des modèles de récapitulatifs adaptés à votre secteur
- Exporter les transcriptions au format TXT pour faciliter la documentation
Voir un exemple de récapitulatif.
Avant de commencer
- Notetaker fonctionne avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, même si vous n'êtes pas l'organisateur ou si la réunion n'est pas programmée via Calendly.
- Les récapitulatifs ne sont pas créés pour les réunions de moins de 4 minutes ou celles sans audio.
À quoi s'attendre lorsque Notetaker rejoint vos réunions
- Si vous êtes l'organisateur : Notetaker rejoint votre Zoom ou Google Meet à l'heure prévue, demande le consentement à l'enregistrement et commence l'enregistrement une fois admis ou confirmé. Notetaker apparaît comme participant à l'appel.
- Si vous n'êtes pas l'organisateur : Notetaker rejoint toujours la réunion en votre nom, mais l'organisateur doit approuver l'enregistrement et choisir de l'admettre ou de le refuser. Vous serez averti si la réunion est enregistrée. Notetaker apparaîtra comme participant à la réunion.
En savoir plus sur ce qui se passe lorsque Notetaker rejoint vos réunions.
Configurer Notetaker
Étape 1 – Activer Notetaker
- Allez dans Paramètres du compte > Paramètres Notetaker
- Sélectionnez Obtenir Calendly Notetaker gratuitement
- Sélectionnez Suivant
Étape 2 – À quelles réunions Notetaker doit-il se joindre ?
Par défaut, Notetaker enregistre toutes les réunions Zoom, Google Meet et Microsoft Teams de votre calendrier connecté.
Vous pouvez gérer ces paramètres à tout moment :
- Activer/désactiver Toutes les réunions programmées avec Calendly
- Utilisez le menu déroulant pour choisir des types d'événement spécifiques
- Activer/désactiver Toutes les réunions programmées sur les calendriers connectés
- Vous pouvez toujours retirer Notetaker d'une réunion
- Activer/désactiver Seulement les réunions avec des invités externes
- Remarque : Les invités externes ont un domaine d'e-mail différent du vôtre
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Terminer la configuration.
Prêt à en savoir plus sur Notetaker ?
- Comment partager les récapitulatifs Notetaker
- Comment supprimer un récapitulatif Notetaker
- À quoi s'attendre lorsque Notetaker rejoint vos réunions
- Comment afficher les réunions du calendrier dans Calendly
Ajouter Notetaker à vos réunions
Notetaker enregistre les réunions Zoom, Google Meet et Microsoft Teams de votre calendrier connecté. Cela inclut les réunions programmées via Calendly et les événements du calendrier où de nouveaux événements Calendly sont ajoutés.
Sur votre page Réunions, les réunions à venir et en cours afficheront un Notetaker bouton bascule sur le côté droit.
Vous pouvez gérer vos règles d'enregistrement par défaut à tout moment depuis la page Paramètres Notetaker dans vos Paramètres du compte.
Pour ajouter Notetaker :
- Allez sur votre page Réunions.
- Repérez une réunion Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams À venir ou En cours à laquelle vous souhaitez ajouter Notetaker.
- Sur le côté droit, utilisez le bouton bascule pour mettre Notetaker activé.
Note
Vous pouvez également ajouter Notetaker depuis l'extension Chrome ou l'application mobile Calendly.
Pour ajouter Notetaker :
- Dans l'extension Chrome : Ouvrez l'extension et allez dans la section Réunions, puis sélectionnez les trois points à côté de votre réunion et Ajouter Notetaker.
- Dans l'application mobile : Ouvrez l'application et allez sur votre page Réunions, puis sélectionnez votre réunion. Dans le coin supérieur droit, basculez Notetaker activé.
Questions fréquentes
Calendly stocke les données des Utilisateurs et des Invités dans des centres de données sécurisés aux États-Unis exploités par Google et Amazon Web Services (AWS). En savoir plus.
Recaps resteront disponibles tant que votre Compte existe. Ils ne seront pas affectés ni par le statut de votre abonnement, ni par l'activité de votre Compte.
Non. Nous n'utilisons pas les données des clients pour entraîner ou affiner nos modèles. À la place, nous utilisons le prompt engineering sur les transcriptions de réunions. Ces transcriptions ne sont pas mémorisées et nous aident à améliorer la qualité des comptes rendus.
Calendly n'est pas conçu pour collecter Protected Health Information (PHI). Vous n'avez peut-être pas besoin d'un outil conforme à HIPAA, veuillez vérifier auprès de votre équipe juridique pour confirmer.
Oui. Les propriétaires de réunion peuvent supprimer des récapitulés individuels. Les Administrateurs peuvent supprimer toutes les données Notetaker de l'organisation. En savoir plus.
Vous pouvez partager des comptes rendus :
- Envoyer un E-mail directement depuis Calendly
- Copier un lien vers la vidéo du compte rendu
- Exporter la transcription au format TXT
Télécharger une vidéo récapitulative :
- Accédez à la page Recaps.
- Sélectionnez le récapitulatif que vous souhaitez consulter.
- En bas à gauche de la vidéo, sélectionnez l'icône de téléchargement.
Pour le moment, vous pouvez créer des récapitulatifs illimités chaque mois.
Actuellement, Notetaker n'est disponible qu'en anglais.
Seul l'organisateur de la réunion ou un organisateur alternatif assigné peut approuver. Le bot rejoint la réunion et attend jusqu'à 30 minutes pour obtenir l'approbation. Il n'enregistre pas pendant l'attente.
Si personne n'approuve dans les 30 minutes, le bot quitte la réunion. Aucun récapitulatif n'est créé, et la page Réunions affiche “L'organisateur n'a pas autorisé Notetaker à enregistrer cette réunion.” lorsque l'on survole "Aucun récapitulatif disponible".
Si un organisateur alternatif assigné rejoint, il peut approuver et l'enregistrement démarre normalement.
Remarque: Cette fonctionnalité est actuellement en développement et disponible pour un groupe restreint de petites organisations. Nous la déployons progressivement auprès de plus d'utilisateurs au fur et à mesure que nous l'améliorons.
Si Notetaker est disponible pour votre organisation, la réponse est oui. Les Propriétaires et les Administrateurs peuvent désactiver Notetaker pour l'ensemble de l'organisation.
Pour savoir comment faire, suivez les étapes de Comment supprimer Notetaker des réunions.
Non. L'organisateur de la réunion doit approuver Notetaker dans chaque nouvelle réunion Zoom.
Vous pouvez voir une option «Se souvenir de ce choix» dans Zoom. Cela ne fonctionne que pour la réunion à laquelle vous participez. Elle ne s'applique pas aux réunions futures.
La case «Se souvenir» est utile si l'organisateur doit approuver plusieurs Notetaker pour enregistrer une même réunion. Elle empêche les fenêtres contextuelles supplémentaires uniquement pendant cette session.
Pour chaque nouvelle réunion Zoom, l'organisateur doit approuver à nouveau Notetaker. Il n'existe aucun paramètre permettant à Notetaker d'enregistrer automatiquement toutes les réunions futures.
Dépannage
En tant qu'organisateur de la réunion :
Notetaker n'a pas rejoint ma réunion
Vérifiez votre Compte et vos autorisations
- Assurez-vous d'être connecté au même Compte Zoom ou Google lié à Calendly.
- Si vous utilisez Zoom, vérifiez ces paramètres :
- Allez dans Paramètres Zoom > Enregistrement.
- Activez Enregistrer sur l'ordinateur.
- Autorisez les participants externes à demander l'enregistrement.
Vérifiez la configuration de Notetaker
- Pour les réunions programmées via Calendly : Ouvrez vos Paramètres Notetaker et confirmez que le type d'événement est inclus dans vos règles d'enregistrement.
- Pour les réunions issues de votre calendrier connecté : Sur votre page Réunions, assurez-vous que Notetaker était activé pour cette réunion avant son début. Vous pouvez ajouter Notetaker uniquement aux réunions comportant deux participants ou plus, y compris l'organisateur.
Vérifiez l'emplacement de la réunion
- Assurez-vous que l'emplacement sur votre page Réunions correspond au lien où la réunion a eu lieu.
Notetaker a rejoint mais n'a pas fourni de résumé
- Lorsque Notetaker rejoint, veillez à autoriser l'enregistrement.
- Assurez-vous d'être connecté au même Compte Zoom ou Google lié à Calendly.
- Si vous utilisez Zoom, vérifiez ces paramètres :
- Paramètres Zoom > Enregistrement.
- Activez Enregistrer sur l'ordinateur.
- Autorisez les participants externes à demander l'enregistrement.